檔案數(shù)字化工作的實(shí)質(zhì)是如實(shí)轉(zhuǎn)換

檔案數(shù)字化整理工作的實(shí)質(zhì)就是如實(shí)轉(zhuǎn)換，無(wú)論是掃描、翻拍還是模擬轉(zhuǎn)數(shù)字，其中心就是將原始檔案拷貝至另一種載體形態(tài)之上，并保證內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)不變，完整和安全，同時(shí)便于查找和利用。

檔案數(shù)字化前期整理工作的規(guī)劃及實(shí)施應(yīng)以此為出發(fā)點(diǎn)。檔案數(shù)字化前期整理工作主要包括三個(gè)部分：一是建庫(kù)，二是實(shí)體整理，三是過(guò)程記錄及整理。建庫(kù)是數(shù)字化成果利用和發(fā)揮效用的基礎(chǔ)，實(shí)體整理是保證質(zhì)量的前提，過(guò)程管理是維護(hù)檔案安全與完整，明確責(zé)任的重要環(huán)節(jié)。

不同類(lèi)型檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)共同點(diǎn)是都需要規(guī)范性和完整性

檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)需要結(jié)合檔案的類(lèi)型來(lái)確定，不同類(lèi)型的檔案有不同的標(biāo)準(zhǔn)，有些有標(biāo)準(zhǔn)，有些沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)。比如行政案卷，國(guó)家沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，整理的重點(diǎn)是組卷排序、檢查法律文書(shū)的規(guī)范性、手續(xù)的完整性。

中泰德信公司整理的紙質(zhì)檔案；無(wú)論是老舊檔案還是近期檔案，無(wú)論是常見(jiàn)的文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等，還是罕見(jiàn)的地質(zhì)檔案等均有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

檔案案卷的加工整理和運(yùn)籌方向

檔案案卷的加工整理內(nèi)容: 案卷內(nèi)文件編號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和卷末備考表，卷內(nèi)文件技術(shù)修整，填寫(xiě)案卷封面，案卷裝封等; 確定各類(lèi)內(nèi)案卷的排列順序和案卷編號(hào)，編制案卷目錄。以上這些序列步驟，只是系統(tǒng)地整理零散文件的一般程序。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)不同情況，因檔案的狀況和整理的具體要求而采取相應(yīng)的程序安排。從上述步驟的全過(guò)程可以看出如下特點(diǎn):零散文件整理程序，是在檔案整理工作基本程序的基礎(chǔ)上，有規(guī)律地交錯(cuò)結(jié)合而組成的;零散文件的整理程序及其實(shí)際運(yùn)用較為復(fù)雜，但如運(yùn)籌得當(dāng)，卻又可能擺脫材料由文書(shū)部門(mén)經(jīng)檔案室到檔案館這種常規(guī)流程所造成的限制，而把整理工作程序組織的更為科學(xué)。