檔案數字化加工介紹

以傳統紙張為載體的保存方式，占據了大量的空間，需要特殊的環境，隨著時間的推移，還面臨著腐蝕、老化等問題。而將紙介質文件信息進行電子化處理，保存到光盤上，具有存儲、管理、共享等功能，這樣還可以減少文件庫房占地，節省保管設備和人員方面開支，又方便統計和進行遠程查詢。因此，將檔案、期刊、文件等資料通過掃描儀，掃描成圖像文件，再通過處理轉換成電子文檔，建立目錄和索引，制作成電子文件，已是當務之急。

檔案數字化加工

采用手工錄入的方式；以軟件校對和打印輸出、比照校對相結合，錯誤率在萬分之二以下.案卷目錄和卷內目錄按照檔案的原始數據錄入。卷案目錄和卷內目錄的樣式經用戶同意可做相應調整。對檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料、更改資料放入原案卷內，卷內目錄及其他不全的需補充完整；裝訂案卷應保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內材料不松動，脫落，保持與原案卷一致。

檔案為什么需要進行數字化加工？

保證掃描質量。歷史檔案之所以進行檔案數字化，其中主要的目的之一就是搶救這局部歷史檔案，今后在應用這局部檔案時，盡量防止人為翻閱歷史檔案而給檔案造成二次傷害，而應使用電子系統，使用掃描件。這樣檔案掃描的質量要盡可能的清晰、干凈，盡可能的恢復歷史原貌，這對掃描質量的要求很高。掃描登記:認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。