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oa無紙化辦公應用的意義

節省辦公投入，提高工作效率

傳統的日常辦公要消耗大量的辦公耗材，需要大量的人力。比如學校對相關部門下發文件，要按照部門數量打印相應份數的文件，對每個文件進行裝訂、蓋章，還要有專人去各部門分發；公告通知或會議通知時，要分別給相關人員打電話，消耗了大量的人力物力，既造成了資源的浪費也影響了工作效率。

oa無紙化辦公的應用，既可以節省大量的資源消耗，減少學校對辦公耗材的投入，也可以有效協調各部門之間的協同工作，各級部門主管能夠方便地隨時查看工作進度情況，對工作進行跟蹤檢查和督促，有效提高日常辦公的效率。

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快速發展的今天，隨著人們環保意識的增強，以及各行各業對辦公模式需求的不斷升級和現代化、信息化建設步伐的加快，無紙化辦公已經由概念逐漸應用到多個行業領域中，而且在不斷地、快速地普及應用。

無紙化辦公是指在不用紙張辦公，在無紙化辦公環境中進行的一種工作方式，無紙化辦公的條件是：硬件、軟件與通信網絡，是三者協力才能達到的辦公體驗。無紙化辦公的三大特性：易學易用性、網絡安全性、高度靈活性。由此看來，無紙化辦公即辦公自動化。

辦公自動化的問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們日常工作的所有內容都可以歸入辦公自動化系統處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫存管理、生產計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內。

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隨著信息科學技術的不斷發展與進步,提倡“低碳、環?！焙袈暤挠鷿u強烈，為適應信息化時代高速發展的進程，我國的會議模式無論或者公司都已經開始由“傳統紙質會議”向“智能無紙化會議”進行演變。

不論召開何種會議，會議資料的管理一直是會議從準備到召開再到結束當中各個環節的重中之重。而在當前的傳統紙質會議模式中，會議資料管理仍處在傳統的文檔管理方式的階段。在這種傳統的文檔管理方式下，每到召開一次常規會議時，負責會前準備的人員都需要依據相關要求將會議資料打印出來并裝訂成冊再歸納好，到會時再將會議資料分發至各參會人員手中。

無紙化會議系統是使用基于移動互聯網的無紙化會議交互系統、現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術，通過文件的電子交換實現會議的無紙化。 其特征是：文件傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統涵蓋的設備包括音響系統、視頻系統、云朵會議系統、提供會議服務和會議輔助工具的軟件系統以及每個席位的屏幕升降或翻轉系統、用于公共顯示的投影系統或拼接屏，此外網絡交換機、中控系統、影1碟機、視頻矩陣也是會議室中經常需要配置的設備。

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智能無紙化會議系統和視頻會議是兩種不同的會議方式。智能無紙化會議系統是一種基于互聯網的會議方式，它通過網絡將會議文件、議程、等內容傳輸給參會人員，使參會人員無需攜帶紙質文件，可以在電子設備上查看和編輯會議內容。而視頻會議則是一種通過視頻和音頻技術進行遠程會議的方式，參會人員可以通過視頻會議系統進行面對面的交流和討論?？偟膩碚f，智能無紙化會議系統更注重會議的數字化和無紙化，而視頻會議更注重遠程會議的實時性和交互性。