智慧檔案館是采用先進的物聯網、云計算和自動控制等新興技術對多元化的檔案資源進行整合、感知、挖掘，構建一個具有多面感知功能的自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，以提高使用檔案管理與檔案館運行的效率和服務水平。但是僅僅使用物聯網、云計算等新技術的檔案館并不是真正的智慧檔案館。

1.培養專門化人才

人才培養是數字化建設的關鍵，現在醫院醫護人員中，低學歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關計算機技術的專門人才，所以要想發展數字化管理模式，首要任務是培養專門性人才，包括專門人員、管理人員以及后續儲備人員。要深刻認識到自己人力資源缺乏，首先在現有的人員中進行信息素質培養，有關網絡技術的專門培養，使之緊跟信息時代的步伐，數字時代的醫院檔案管理人員既要有扎實的傳統檔案知識，又要具備一定的醫學知識、計算機知識、網絡知識，培養復合型人才，同時與管理人員進行有效的溝通，化解心理障礙。

2.提高思想認識

醫院要摒棄檔案管理與醫院水平無關就不重視的想法，檔案管理作為醫院的基礎工作，應該引起醫院領導的重視。醫院應將檔案管理列入醫院工作的日程，對檔案管理工作者增加保障力度，根據規定安排合理規范的檔案管理工作室。醫院可以建立自己的局域網絡，這為信息資源共享提供了有利契機，利用計算機和網絡技術為檔案工作人員隨時提供信息查詢的通道，檔案提高利用水平，通過系統化聯網，提供信息在線檢索和閱檔服務，為檔案工作人員提供便利。

3.加強硬件設施

保障信息安全要實施數字化檔案管理模式，對醫院的硬件設施也有較高的要求，硬件靠譜，數字化發展才能有序進行。且醫院要建立一整套完整的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統，這樣才可以為醫院數字化建設留下發展的空間。內部設施完善后還需要外部的配合，包括打印設備、掃描設備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。數字化技術的發展，使得以數字為載體的信息安全性較低，由于不受時間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數字化的信息內容和位置易發生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發生信息泄漏的問題。加強硬件設施還可以保障信息的安全性。

智慧檔案館建立的關鍵點

資源多元。檔案資源是智慧檔案館的信息基礎。智慧檔案館的信息資源主要由以下內容構成：由原生電子檔案、檔案數字化成果、經濟社會運行及管理信息的歸檔數據庫等構成的檔案內容信息資源，由檔案目錄、檔案索引等構成的檔案管理信息資源，基于RFID（射頻識別）技術的檔案實體信息資源，由媒體信息、網站信息、非物質文化信息等構成的城鄉記憶資源，由用戶信息、檔案利用信息、檔案數據挖掘信息等構成的檔案應用信息資源，由供電信息、溫濕度信息、安保信息等構成的檔案館樓宇管理信息資源。這些資源既可以讓用戶感知和獲取檔案內容信息，滿足利用需求；也可以讓管理者感知和獲取檔案管理信息，協同處理檔案業務工作。

智慧檔案館

智慧檔案館借助物聯網技術建立智能化檔案信息服務平臺，對檔案實體信息和檔案內容信息進行智能化識別、定位、跟蹤監控和管理，智慧檔案館中的環境管理控制是基于物聯網技術構建的，通過傳感器的感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感。智慧檔案館是是智能的、更是簡單的，用戶不用花很長的時間去查找、借閱檔案，就可以輕松獲取檔案信息，檔案環境可輕松實現智能化控制，檔案管理人員也擺脫了復雜的檔案借、還、盤點、查詢等流程。