如打印機在出現嚴重物理損壞、人為損壞或不按上述操作規范而使打印機損壞時將會追究其責任人。萬一打印機產發熱，冒煙，有異味，有異常聲音等情況，請馬上切斷電源與信息人員聯系。打印機上禁止放其它物品。打印機長時間不用時，請把電源插頭從電源插座中拔出。墨粉一旦用完，一般會在控制面板上出現相應的提示，告訴你什么時候該換墨了。要是你不來及為檔案盒打印機進行換墨的話，可能會對日后的復印效果造成影響，甚至會損壞檔案盒打印機內部的碳粉盒，或者是感光鼓。

檔案盒打印機的維護方法：不要在打印機處于打印過程中關閉電源。可先將打印機轉到OFFLINE狀態，當噴頭蓋帽后方可關閉電源，后拔下插頭。檔案盒打印機可滿足檔案服務行業大批量打印，企事業單位差異化打印的需求，解決長此以往遺留下來的整理繁瑣、不易保存等問題。檔案盒的打印機的問世，真正的改變了人們手工填寫檔案盒的命運，檔案盒打印機有著印刷速度快、可保存期限長等特點。

新型檔案盒打印機具有如下特點：采用吸附平臺國定檔案盒，固定簡單方便，便于打印，使打印更清晰。檔案盒打印機有打印速度快，打印之后可保存的時間久等顯著特點，更是可以在各種規格的檔案袋，檔案盒上打印文字，圖案，且一件起印，工廠批量生產均可。檔案盒打印機的優點：墨水保持度久，保存70年以上。適合于檔案盒長期保存，配備的檔案盒使用墨水。

檔案盒打印機是專門針對檔案盒新研發生產，直接打印操作簡單，功能實用，定位準確，打印速度快、效果好，大大提高工作效率。檔案盒打印機的優點：檔案盒打印機是專門針對檔案盒新研發生產，直接打印操作簡單，可整理各種部門冗余文件。新型檔案盒打印機具有如下特點：工業化生產設計，可連續長時間不停機打印。連續供墨系統設計 耗材更廉價。